Cahier des charges du gardien

1. Identification du poste

• Intitulé du poste : Gardien
• Lieu d'affectation : [Nom de l'établissement]
• Supérieur hiérarchique : Gestionnaire du personnel

2. Mission principale

Assurer la surveillance, la sécurité et le contrôle des accès de l’établissement afin de prévenir toute intrusion, vol ou incident compromettant la sûreté des biens et des personnes.

3. Responsabilités et tâches

3.1. Sécurité et surveillance

• Contrôler les accès et vérifier l'identité des visiteurs avec courtoisie et respect selon les procédures établies.
• Prévenir et signaler toute anomalie ou situation suspecte à la hiérarchie.
• Intervenir en cas d’incident mineur ou donner l’alerte en cas de situation critique.
• Surveillance des véhicules de nos clients 

3.2. Gestion des accès et des équipements

• Ouvrir et fermer la grille de l'entrée selon les horaires définis (23H pour la fermeture et 05H30 pour l'ouverture)
• Tenir un registre des entrées et sorties des visiteurs et des véhicules.
• Vérifier le respect des consignes de sécurité par les employés et visiteurs.
• Démarrage du groupe électrogène lors de toute coupure dans la nuit après notification par l'équipe en place
• Veillez a la propreté de l'entrée de la clinique par un nettoyage le soir et si nécessaire le soir avant de partir. 

3.3. Gestion des incidents et communication

• Rédiger un rapport quotidien des événements marquants survenus durant son service.
• Collaborer avec les services internes (administration, maintenance, soins) pour garantir la sécurité du site.
• Informer immédiatement la direction en cas d’urgence ou de menace grave.

4. Exigences et compétences requises

• Expérience en gardiennage ou en sécurité appréciée.
• Sens de l’observation et réactivité face aux situations inhabituelles.
• Bonne condition physique et capacité à intervenir en cas d’urgence.
• Maîtrise des consignes de sécurité et de prévention des risques.
• Discrétion, rigueur et sens du devoir.
• Capacité à utiliser un talkie-walkie, une alarme et à rédiger des rapports simples.
• Matériel utiles : Sifflet, couteau, tenue de travail

5. Horaires et conditions de travail

• Travail tous les jours de 18H - 6H.
• Port obligatoire d’une tenue identifiable et adaptée aux conditions de travail.

6. Sanctions et obligations

• Respect strict des consignes de sécurité et des procédures internes.
• Interdiction de quitter son poste sans autorisation.
• Toute négligence ou faute grave pourra entraîner des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

​6. Aspect QHSE

• Dangers : agression par couteau ou arme blanche.
• PPE : 

Validation et engagement

Le présent cahier des charges doit être signé par le gardien et son supérieur hiérarchique, attestant de la prise de connaissance et de l’acceptation des missions et obligations liées au poste.

Responsabilité/Missions : Participer à l’atteinte de la vision  de construire un système de santé qui garantisse aux clients un service rapide et de qualité en :

- Étant responsable de l'hospitalisation, de la petite chirurgie et de l'exploration fonctionnelle 

- Assistant les gestionnaires des achats, des finances, du commercial et aussi le service technique

Département :  Accueil et réception

Positionnement du poste dans l’organigramme:  Coordinatrice de soins (N+1), Directeur général (N+2)

Champs des relations

🢂 En interne : Médecin, personnel de l’ensemble des services

🢂 En externe : patients, personnels de santé, visiteurs, fournisseurs, livreurs, médecins spécialistes

Évolution possible du poste : INFIRMIÈRE DE SOINS, MAJOR D’HOSPITALISATION, ASSISTANTE DE DIRECTION

ACTIVITES DU POSTE

1 – Responsabilités

- Responsable de l’accueil : Accueil des patients assurés ou non, tri et brancardage, la gestion des rdv et visite, la création des dossiers médicaux électroniques, la prise de paramètre, la gestion de l’attente.

- Responsable de l’information : Réception et expédition des documents (facture, courriers…), préparation des réunions et réalisation des rapports de réunions, suivi des actions inscrits sur la feuille des actions

- Responsable de la pro-pharmacie : Vente des médicaments, suivi du stock des médicaments dans leur quantité et leur qualité (état et date d’expiration), commande des médicaments.

- Responsable du préventif :

  * Call log : Appeler quotidiennement les patients inscrit dans le call, notifier le médecin traitant en cas d’évolution non  favorable

  * Médecine de famille : Faire prospection auprès des clients et faciliter leur adhésion et leur gestion

  * Médecine du travail : Organisation de la réalisation des visites systématiques, Établissement des certificats d’aptitude, rédaction des rapports médicaux individuels et collectifs

  * Micro-assurance : Mettre à jour la « fiche de gestion des assurés et sociétés liés par micro assurance et médecine du travail », Tenir à jour la liste des employés des sociétés lié par la micro assurance

  * Rappel déparasitage –vaccination : Relance les patients pour s’assurer de la réalisation de leur vaccin et déparasitage à temps, prend rdv pour la réalisation des vaccinations

  * Campagne de dépistage : Envoyez rapport individuel aux patients et collectif à l’entreprise, veillez à s’assurer que les patients dépistés ayant accepté être dans le groupe whatsapp le soit

2 – Assistance

- Assistance dans la formation du personnel : Produit le calendrier des discussions matinales et s’assure de leur bonne réalisation

- Assistance dans les incidents : Suivi des actions inscrits sur la feuille des actions (déjà inscrit dans gestion de l’information)

- Assistante dans les achats : Réception des commandes réalisés (service et produits)

- Assistante des finances : créations des devis et factures pour patient assurés et non, gestion du paiement des médecins spécialisés, réception des factures et expédition des factures ;

- Assistance dans le commercial : Renseigner les clients sur les services offerts par vitaliac aussi bien physiquement que sur whatsapp avec un langage professionnel, assiste la gestionnaire commerciale lors des descentes en entreprise pour des campagnes de dépistage

- Assistance dans la gestion des partenaires : Réalisation des MAPE et RMA

- Assistante technique

  * Laboratoire : Dans la gestion ambulatoire des examens des patients assurés

  * Hospitalisation : Peut assister les infirmières en cas de nécessité

  * Consultation : Renseigne la consultation des médecins spécialistes n’ayant pas accès au système

DOCUMENTATION UTILES POUR LES ACTIVITES

- Règlement intérieur, livret d’accueil du patient, fiche maladie des assurances

- Plan de gestion de l’information, du curatif avant consultation, du préventif, de la pro-pharmacie

- Feuille de suivi du stock des médicaments pour la pro-pharmacie

- registre de pharmacie externe, registres des arrivées et de sortie des documents

- fiche de gestion des assurés et sociétés liés par micro assurance et médecine du travail

FORMATIONS

- Préalable : Présentation de la clinique vitaliac (vision, mission, valeurs), la responsabilité en entreprise, SIMA

- Lié aux activités du poste :

* Accueil : Accueil physique et téléphonique, tri des patients,  gestion des visiteurs, gestion du système d’information odoo dans sa partie technique (Comment se connecter sur odoo, création dossier, prise de rdv, enregistrement des paramètres) ; gestion des assurances de la clinique (Sunu, activa, beneficial life, medinova, axa, gga, ascoma, pass24, SAAR) et gestion du remplissage de leur fiche d’assurance ; gestion de l’impression de la fiche d’ascoma

* Gestion de l’information : Réception et expédition des courriers, Gestion des réunions en général et Gestion des rapports dans odoo ; gestion de la feuille des actions

* Gestion de la pro-pharmacie : comment retirer et faire entrer le stock dans la fiche de suivi des médicaments et la tenue du registre de pharmacie

* gestion du préventif : comment créer et renseigner le call log, comment souscrire dans le système un patient adhérent à la médecine de famille ou du travail, comment envoyez professionnellement un message au client (pour une demande, pour les résultats de campagne…), comment envoyez un sms de rappel déparasitage ou vaccin

* Assistance dans la formation du personnel : Comment réaliser le calendrier des réunions matinales

* Assistance dans les incidents : comment utiliser la feuille de suivi des actions

* Assistante financière : Création devis et facture pour chaque service avec paiement dans odoo, création achat et facture dans odoo pour nos services, encaissement d’une caution

* Assistante commercial : Réception des articles en physique et dans le système Odoo

* Assistante technique : Création et mise à jour des calls logs, création des hospitalisations, des demandes d’examen, création des prescriptions, comment gérer les patients en ambulatoire assurés pour les examens paracliniques avec nos partenaires, comment renseigner les consultations dans odoo

* Assistance dans la gestion des partenaires : Réalisation des MAPE et RMA

- Lié à son statut d’employé : Gestion des notifications système et de la messagerie, Demande de permission ou congé maladie dans Odoo, demande de matériel, cyber sécurité, reporting de plainte/incident, accès au drive relativement à ces responsabilités (information, curatif avant consultation, préventif, pro-pharmacie)

Le stagiaire académique au sein de la Clinique Vitaliac est intégré à une équipe professionnelle pour observer, apprendre et participer, sous la supervision de son tuteur, aux diverses activités de la clinique. Le stagiaire aura pour mission de compléter ses connaissances théoriques par des expériences pratiques en lien avec son domaine d’études. Il sera également amené à apporter un soutien dans des tâches administratives, techniques, ou de soins, selon son cursus et la nature de son stage.

Le poste de technicien de surface consiste à assurer la propreté et l'hygiène des locaux, qu'il s'agisse d'espaces publics ou privés (hôpitaux, bureaux, écoles, etc.). Voici les principales missions :

1. Nettoyage des surfaces : laver les sols, vitres, meubles, et équipements.
2. Désinfection : veiller à l’hygiène des espaces sensibles en utilisant des produits désinfectants, notamment dans les hôpitaux ou lieux publics.
3. Gestion des déchets : vider les poubelles et trier les déchets selon les normes environnementales.
4. Entretien des équipements : s'assurer du bon fonctionnement du matériel de nettoyage (aspirateurs, machines à laver les sols).
5. Respect des normes : appliquer les procédures d’hygiène et de sécurité, notamment en matière de prévention des risques infectieux.

Le technicien de surface contribue à maintenir un environnement sain et agréable pour les occupants des lieux.

En tant que laborantin au sein de la clinique Vitaliac, je serai chargé(e) de la réalisation d'analyses médicales et de tests diagnostiques afin de soutenir les médecins dans le diagnostic et le suivi des patients. Mon rôle est essentiel pour garantir la précision des résultats et contribuer à la qualité des soins prodigués au sein de la clinique.

Responsabilités Principales :

• Préparation et Analyse des Échantillons : Effectuer la collecte, la préparation et l'analyse des échantillons biologiques (sang, urine, tissus, etc.) en utilisant des équipements et des techniques de laboratoire avancés.
• Gestion de la Qualité : Assurer le contrôle qualité des tests et équipements, en respectant les protocoles de laboratoire pour garantir des résultats fiables et précis.
• Documentation et Rapport : Enregistrer et analyser les données des tests, rédiger des rapports détaillés et transmettre les résultats aux médecins et au personnel médical, tout en veillant à la confidentialité des informations des patients.
• Maintenance des Équipements : Entretenir et calibrer les instruments de laboratoire, et signaler tout dysfonctionnement ou besoin de réparation.
• Respect des Normes de Sécurité : Observer strictement les protocoles de sécurité et d'hygiène pour garantir un environnement de travail sûr et conforme aux réglementations en vigueur.
• Assistance au Personnel Médical : Collaborer avec les médecins et le personnel soignant pour interpréter les résultats et adapter les procédures en fonction des besoins cliniques spécifiques.

Compétences Clés :

• Compétence Technique : Maîtrise des techniques analytiques et des équipements de laboratoire, ainsi que des bonnes pratiques de laboratoire (BPL).
• Précision et Attention aux Détails : Capacité à réaliser des analyses complexes avec un haut degré de précision et à interpréter des données critiques.
• Communication Efficace : Aptitude à communiquer clairement les résultats et les observations, ainsi qu'à travailler en équipe pour le bien-être des patients.
• Gestion du Temps : Capacité à gérer efficacement plusieurs tâches et à travailler dans un environnement dynamique avec des délais serrés.

Le comptable assure la gestion rigoureuse des finances de l'entreprise, garantissant sa santé financière et sa conformité aux exigences légales.

FICHE DE POSTE : CAISSIER

Responsabilité/Missions :
Participer à l’atteinte de la vision de construire un système de santé qui garantisse aux clients un service rapide et de qualité en :

• Assurant la gestion des encaissements des patients assurés et non assurés.
• Assurant le suivi des paiements des médecins spécialistes et des fournisseurs.
• Assistant les services financiers, commerciaux et techniques.
• Veillant à l'application des normes QHSE en matière de manipulation des fonds et de sécurité des transactions.

Département :
Accueil et Réception

Positionnement du poste dans l’organigramme :

• Coordinatrice de soins (N+1)
• Directeur général (N+2)

Champs des relations

➢ En interne : Médecins, personnel de l’ensemble des services, service financier.
➢ En externe : Patients, personnels de santé, visiteurs, fournisseurs, livreurs, médecins spécialistes, compagnies d'assurance.

Évolution possible du poste :

• Assistant financier
• Responsable de la facturation
• Assistant de direction

ACTIVITÉS DU POSTE

1 – Responsabilités principales

• Encaissement et facturation :
  • Assurer l’enregistrement des paiements (espèces, mobile money, virements, cartes bancaires).
  • Générer et émettre les factures des patients assurés et non assurés.
  • Assurer la gestion des devis et des cautionnements.
• Suivi financier et reporting :
  • Assurer le suivi des paiements aux médecins spécialistes.
  • Effectuer le rapprochement quotidien de la caisse et préparer les états de caisse.
  • Assurer le reporting financier au service concerné.
• Application des normes QHSE :
  • Respecter les procédures de sécurité financière pour éviter les fraudes et erreurs.
  • Garantir l’hygiène de l’espace de travail (zone de caisse propre et rangée).
  • Appliquer les protocoles de gestion des incidents en cas de problème de paiement ou de conflit avec un patient.
  • Identifier les dangers liés au poste et appliquer les mesures de protection adéquates.

2 – Assistance

• Assistance financière :
  • Collaborer avec le service financier pour la gestion des comptes clients et des paiements en attente.
  • Assurer le suivi des factures en retard et effectuer les relances nécessaires.
• Assistance commerciale :
  • Informer les patients et visiteurs sur les tarifs et modalités de paiement.
  • Collaborer avec l'équipe commerciale pour l’adhésion aux services de micro-assurance.
• Assistance administrative :
  • Réceptionner et traiter les documents financiers (factures, bons de commande, justificatifs de paiement).
  • Assurer le classement et l’archivage des pièces comptables.

DOCUMENTATION UTILE POUR LES ACTIVITÉS

• Règlement intérieur
• Manuel de procédures QHSE
• Plan de gestion des finances et de la facturation
• Registre des paiements et factures
• Fiches des assurances et conventions avec les entreprises

FORMATIONS REQUISES

Préalable

• Présentation de la clinique Vitaliac (vision, mission, valeurs).
• Formation sur la responsabilité en entreprise et la sécurité des transactions.

Liées aux activités du poste

• Gestion de la caisse et facturation :
  • Manipulation et sécurisation des transactions financières.
  • Utilisation du système de gestion Odoo pour la facturation.
• Suivi et reporting financier :
  • Élaboration des états de caisse et rapprochements comptables.
  • Rédaction de rapports financiers et gestion des impayés.
• Gestion de l'information :
  • Organisation des documents comptables et financiers.
  • Gestion des courriers et factures.
• Normes QHSE appliquées à la gestion financière :
  • Procédures de lutte contre la fraude et le blanchiment d’argent.
  • Règles d’hygiène et de sécurité en environnement hospitalier.
  • Identification des risques liés au poste et mise en place de mesures de protection.

QHSE : DANGERS LIÉS AU POSTE & ÉLÉMENTS DE PROTECTION

Dangers liés au poste

• Risques de vol ou d’agression : Exposition à la manipulation d’importantes sommes d’argent.
• Erreurs de caisse : Risque de confusion ou d’omission dans l’enregistrement des transactions.
• Stress et fatigue : Pression liée à la rigueur et aux attentes élevées en matière de gestion financière. 
  

Éléments de protection

• Sécurité financière : Mise en place de caméras de surveillance et respect des procédures de manipulation des fonds.
• Sécurité personnelle : Présence d’un dispositif d’alarme ou bouton d’alerte en cas d’agression.
• Formation continue : Renforcement des compétences en gestion des risques et prévention des erreurs. 
  
• Gestion du stress : Mise en place d’un planning équilibré pour éviter la surcharge de travail.

Liées au statut d'employé

• Gestion des notifications système et de la messagerie.
• Procédure de demande de permission ou congé.

COMPÉTENCES CLÉS REQUISES

• Maîtrise des outils informatiques de gestion (Odoo, Excel, etc.).
• Rigueur et organisation dans la gestion des transactions.
• Sens du service client et de la communication.
• Respect des protocoles de sécurité et des normes QHSE.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

• Travail en espace réception avec interactions constantes avec les patients et le personnel médical.
• Manipulation de documents sensibles et transactions financières.
• Respect des horaires de travail, avec éventuelles exigences de disponibilité lors des fortes affluences.

Cette fiche de poste intègre les responsabilités principales d'un caissier tout en tenant compte des normes QHSE, garantissant ainsi une meilleure sécurité des transactions et un cadre de travail conforme aux standards de qualité et de sécurité hospitaliers.